İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ

GENÇ GÖNÜLLÜ PROGRAMI AYDINLATMA METNİ

Veri Sorumlusu  : İstanbul Büyükşehir Belediyesi
İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Kemalpaşa Mh. 15 Temmuz Şehitleri Cd. No:5 34134 Fatih / İstanbul

İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı (“İBB”) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat ile yasal düzenlemeler doğrultusunda; tarafımızca yürütülen faaliyetler kapsamında sizlere dair elde ettiğimiz kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve aktarılması ile ilgili siz gönüllülerimizi veya gönüllü 18 yaşından küçükse siz kanuni temsilci/veli/vasilerimizi bilgilendirmek amacıyla işbu aydınlatma metni hazırlanmıştır.

1. Gönüllü Programına Başvuru Süreci

Genç Gönüllü Programı başvuruları kapsamında elektronik form ve tarafınızca beyan edilen bilgi ve belgeler vasıtasıyla toplanan sizlere veya kanuni temsilci/veli/vasisi olduğunuz çocuğa ait kimlik (ad, soyad, TC kimlik numarası, doğum tarihi), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, ikametgah adresi bilgisi, il/ilçe bilgisi, acil durum kişisi telefon numarası), mesleki deneyim (eğitim durumu bilgisi, okuduğu/mezun olduğu okul ve bölüm bilgisi, mezuniyet bilgisi, çalışma durumu bilgisi, meslek bilgisi, yabancı dil bilgisi, sertifika bilgileri) ve vatandaş işlem bilgileri (daha önceki gönüllülük bilgileri ve tecrübeleri, genç gönüllü programı gönüllülük talep/istek bilgileri) başvuru süreçlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülmesi, vatandaş ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi amaçlarıyla sınırlı olarak KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrasında düzenleme altına alınan “Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması” ve “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” hukuki sebepleri uyarınca işlenmektedir.

Acil durum kişisi olarak belirtmiş olduğunuz üçüncü kişilere ait kişisel verileri, ilgili kişisel verileri KVKK’ya uygun olarak temin ettiğinizi ve ilgili kişileri aydınlattığınızı taahhüt etmiş sayılırsınız.

Kişisel verileriniz KVKK’nın yurt içi aktarımına ilişkin 8. maddesindeki kurallara uyularak ve gerekli teknik ve idari tedbirler alınarak talep edilmesi halinde yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi amaçlarıyla Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları’na sadece ilgili amaçların gerçekleşmesi için gerekli olan kadarı aktarılabilecektir.

2. Gönüllülük Programı Kapsamında Ek Bilgi/Belge ve Oryantasyon Süreci

Genç Gönüllü Programı dahilinde ek bilgi/belgelerinizin değerlendirilmesi ve oryantasyon süreci kapsamında e-posta ile tarafınızca beyan edilen bilgi ve belgeler vasıtasıyla toplanan sizlere veya kanuni temsilci/veli/vasisi olduğunuz çocuğa ait kimlik (ad, soyad, TC kimlik fotokopisi, vesikalık fotoğraf, imza) ve vatandaş işlem bilgileri (adli sicil/arşiv kaydı bulunmadığına dair bilgi/belge) başvuru süreçlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi, sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülmesi, eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi, denetim / etik faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla sınırlı olarak KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrasında düzenleme altına alınan “Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması” ve “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” hukuki sebepleri uyarınca; sağlık bilgileri (sağlık raporu) faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi, acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla KVKK’nın 6. maddesinin 3. fıkrasında düzenleme altına alınan “Kanunlarda açıkça öngörülmesi” hukuki sebebi uyarınca işlenmektedir.

Kişisel verileriniz  KVKK’nın yurt içi aktarımına ilişkin 8. maddesindeki kurallara uyularak ve gerekli teknik ve idari tedbirler alınarak talep edilmesi halinde yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi amaçlarıyla Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları’na sadece ilgili amaçların gerçekleşmesi için gerekli olan kadarı aktarılabilecektir.

3. Gönüllülük Faaliyetleri ve Sertifika Süreci

Genç Gönüllü Programı ve programın başarılı bir şekilde sonlanması halinde sertifika verilmesi süreci kapsamında basılı/elektronik formlar ile tarafınızca beyan edilen bilgi ve belgeler vasıtasıyla toplanan sizlere veya kanuni temsilci/veli/vasisi olduğunuz çocuğa ait kimlik (ad, soyad), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, ikametgah adresi bilgisi, acil durum kişisi telefon numarası) ve vatandaş işlem bilgileri (program katılım bilgileri, gönüllülük bilgileri, sertifikasyon bilgileri) faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi amaçlarıyla sınırlı olarak KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrasında düzenleme altına alınan “Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması” ve “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” hukuki sebepleri uyarınca işlenmektedir.

Sizlere veya kanuni temsilci/veli/vasisi olduğunuz çocuğa ait görsel ve işitsel kayıt cihazları aracılığıyla işlenen görsel ve işitsel verileri (fotoğraf ve video) ise organizasyon ve etkinlik yönetimi, vatandaş ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülmesi, tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrasının (f) bendi ‘‘İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebebine dayanılarak işlenecek; “İlgili kişinin açık rızasının mevcut olması” hukuki sebebine dayanılarak İBB faaliyetlerinin tanıtımı, kamuya duyurulması, sosyal medya içerik oluşturma süreçlerinin yürütülmesi, kamu nezdinde yapılan faaliyetlerin vatandaşlarla paylaşılması adına İBB tanıtım videoları/sunumlarında ve İBB’ye ait sosyal medya hesapları, internet siteleri ile dijital/basılı mecralarda aleni olarak paylaşılabilecektir.

Açık rızanızı geri çekmeniz durumunda; siz ilgili kişilere ait görsel paylaşıma konu kişisel veriler özelinde; İBB’ye ait sosyal medya hesapları, internet siteleri ile dijital/basılı mecralarda bilahare aleni olarak paylaşım işlemi gerçekleştirilmeyecektir. Halihazırda paylaşılmış kişisel veriler ise İBB’nin yönetiminde olan sosyal medya hesapları, internet sitelerinden kaldırılacaktır. Açık rızanızı geri çekmeniz durumunda kişisel verilerinizin; İBB’nin yönetmediği ve/veya yayılım alanını kontrol edemediği çevrimiçi mecralar ile dijital mecralardan İBB tarafından kaldırılamayacağını dikkatinize sunarız.

Kişisel verileriniz KVKK’nın yurt içi aktarımına ilişkin 8. maddesindeki kurallara uyularak ve gerekli teknik ve idari tedbirler alınarak talep edilmesi halinde yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi amaçlarıyla Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları’na sadece ilgili amaçların gerçekleşmesi için gerekli olan kadarı aktarılabilecektir.

İlgili Kişi Olarak Haklarınız Nelerdir?

KVKK ve ilgili mevzuat kapsamında kişisel verilerinize ilişkin olarak;

  • Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
  • KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
  • Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesi ile kişisel verilerinizin silinmesi veya yok edilmesini talep ettiğinizde, bu durumun kişisel verilerinizi aktardığımız üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Haklarınızı Nasıl Kullanabilirsiniz?

Kişisel verileriniz ile ilgili başvuru ve taleplerinizi dilerseniz internet sitemizde yer alan İlgili Kişi Başvuru Formu aracılığıyla;

  • Daha önce bildirilen ve belediye sistemlerinde kayıtlı bulunan e-posta adresinizi kullanmak suretiyle kvkk_bildirim@ibb.gov.tr adresine elektronik posta göndererek,
  • Islak imzalı ve kimliğinizi tevsik edici belgeler ile İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Kemalpaşa Mh. 15 Temmuz Şehitleri Cd. No:5 34134 Fatih / İstanbul adresine göndererek,
  • Geçerli bir kimlik belgesi ile birlikte İBB’ye bizzat başvurarak,
  • Mobil imza veya güvenli elektronik imza ile imzalayıp kvkk_bildirim@ibb.gov.tr adresine e-posta gönderilerek,
  • Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi ve güvenli elektronik imza ya da mobil imza kullanmak suretiyle ibb@hs01.kep.tr kayıtlı elektronik posta adresimize göndererek,

İBB’ye iletebilirsiniz.

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca, İlgili Kişi’nin, başvurusunda isim, soyisim, başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası, (başvuruda bulunan kişinin yabancı olması halinde uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve faks numarası ile talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunludur.

İlgili Kişi, yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtmelidir. Başvuruya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Talep konusunun başvuranın şahsı ile ilgili olması gerekmekle birlikte, başkası adına hareket ediliyor ise başvuruyu yapanın bu konuda yetkili olması ve bu yetkinin belgelendirilmesi (vekâletname) gerekmektedir. Ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliği doğrulayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir.

Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.

Kişisel Verilerinizin İşlenmesine İlişkin Talepleriniz Ne Kadar Sürede Cevaplanır?

Kişisel verilerinize ilişkin hak talepleriniz değerlendirilerek, en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Tebliğ’de belirtilen esaslara göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir. Başvurunuza ilişkin gerekçeli cevabımız başvuruda belirttiğiniz adrese elektronik posta veya posta yolu başta olmak üzere eğer mümkünse talebin yapıldığı usul vasıtasıyla size iletilecektir.